automate
// Automatisierung mit messbarem Nutzen
Automatisierung verschiebt die Grenze, was sich überhaupt lohnt. Vieles bleibt liegen, weil es sich in Arbeitsstunden nie rechnet. Genau da fangen wir an. Und wo keine feste Regel greift, sondern jemand abwägen muss, übernimmt die KI im Ablauf einen Teil davon.
Kostenloses Erstgespräch
Anfragen landen im System, ohne dass jemand sie abtippt. Rechnungen werden erfasst und verbucht. Daten wandern zwischen den Systemen, ohne Export und Import. Das läuft jeden Tag weiter, auch wenn Sie nicht im Büro sind. Jeden Schritt sehen Sie, und Sie können ihn ändern. Der erste Ablauf läuft nach etwa drei Wochen.
// Darum lohnt es sich
Die eine liegt auf der Hand: Arbeit, die heute jemand erledigt, fällt weg. Die andere sieht man erst hinterher. Es entstehen Abläufe, die nie jemand angefangen hat, weil sie sich in Arbeitsstunden nicht gerechnet haben.
Zehn Minuten Übertragen hier, eine Viertelstunde Nachhaken dort. Pro Woche sind das schnell mehrere Stunden. Ihre Leute machen wieder die Arbeit, für die Sie sie eingestellt haben, statt Daten von einem Fenster ins nächste zu tippen.
Ein Ablauf vergisst kein Follow-up, keine Rechnung und keinen Schritt beim Einarbeiten. Er hat keinen vollen Terminkalender und keinen schlechten Tag. Was sonst im Tagesgeschäft untergeht, passiert trotzdem.
Manches bleibt liegen, obwohl es sich lohnen würde. Der Aufwand pro Woche ist schlicht zu hoch dafür. Fällt dieser Aufwand weg, verschiebt sich die Rechnung. Dann geht plötzlich, was vorher nicht ging.
Wie deutlich der Unterschied inzwischen ausfällt, steht weiter unten in Zahlen mit Quelle.
// Überschlag
Stellen Sie die drei Regler auf Ihren Betrieb ein. Heraus kommt, wie viele Stunden im Jahr für Aufgaben draufgehen, die sich immer wiederholen, und was diese Stunden kosten.
4 Personen × 5 Stunden × 46 Arbeitswochen
920 Stunden im Jahr
bei einem Stundensatz von 45 €
41.400 €
Fällt davon die Hälfte weg, bleiben 20.700 € im Jahr im Unternehmen. Halbe Zahlen sind bewusst vorsichtig gerechnet: Einige Abläufe verschwinden ganz, andere bleiben bei Ihnen.
Unverbindlich anfragenGerechnet mit 46 Arbeitswochen. Die Zahl taugt als Größenordnung fürs erste Gespräch, mehr soll sie auch nicht.
// Use Cases
Drei Abläufe aus der Praxis, mit dem Workflow dahinter und dem, was sie bringen.
Fertige Artikel liegen in einer Warteschlange. Zweimal pro Woche geht einer live, samt Sitemap und Übersicht, ohne dass jemand etwas anfasst.
Wer auf eine Anzeige antwortet, steht wenige Minuten später im CRM, sauber formatiert und mit gestarteter Follow-up-Sequenz.
Formular, Mail und Telefon laufen in einem Eingang zusammen. Jede Anfrage wird angereichert, bewertet und dem richtigen Kollegen zugewiesen.
Wir bauen auf n8n. Jeder Schritt ist dort ein sichtbarer Node. Sie sehen, welche Daten wohin fließen und welche Bedingung greift. Nichts passiert im Verborgenen.
Das ist keine Black Box. Jeder Node liegt offen: Trigger, Logik, Schnittstelle. Sie können reinschauen, anpassen, erweitern.
n8n
Unsere bevorzugte Workflow-Plattform
BeispielNeue Kundenanfrage
Anders wird es, wenn ein Schritt eine Einschätzung braucht. Wir integrieren Sprachmodelle dort in Workflows, wo Regeln zu komplex und Menschen zu langsam wären. Klassifizieren, bewerten, zusammenfassen, antworten, die KI übernimmt den ersten Schritt, der Mensch entscheidet bei Grenzfällen.
BeispielKI als Entscheider
Die meisten guten Automatisierungen kommen ohne Sprachmodell aus. Das sagen wir lieber vorher als hinterher.
Ein Modell an jeder Stelle macht den Workflow nicht besser. Nur teurer und schwerer zu warten. Wir bauen es dort ein, wo eine feste Regel nicht reicht. Sonst nicht.
// Ein Workflow, wie wir ihn bauen
Zwölf Schritte. Elf sind feste Logik. Kostet nichts pro Durchlauf, macht jedes Mal dasselbe. Einer ist ein Sprachmodell, weil dort keine Regel greift.
Wir suchen die Stellen, an denen ein Modell wirklich etwas bringt. Und die, an denen eine feste Regel reicht.
Welches Modell passt zu Ihrem Fall, Ihrem Budget, Ihren Datenschutzauflagen? Wir sind an keinen Anbieter gebunden. OpenAI, Claude, oder ein Modell auf Ihrem eigenen Server.
Wir klären vorher: Welche Daten darf das Modell sehen? Wo werden sie verarbeitet? Wann ist ein EU-Server oder ein lokales Modell die sichere Wahl?
Das Modell ist ein Baustein im Ablauf, nicht der Ablauf. Grenzfälle gehen an einen Menschen. Jede Entscheidung wird protokolliert.
Bevor die erste Zeile entsteht, nehmen wir Ihre Abläufe auseinander. Wo geht Zeit verloren? Was lohnt sich? Was bleibt besser beim Menschen? Einen fertigen Plan braucht ihr dafür nicht.
Wir schauen uns Ihre Abläufe, Tools und Übergaben an. Und wo dabei Zeit verloren geht.
1 bis 2 WochenWir sortieren: Was lohnt sich sofort, was kann warten, was bleibt beim Menschen.
2 bis 3 WochenZuerst die Workflows mit dem größten Effekt. Dokumentiert, damit später auch jemand anderes weiterarbeiten kann.
ab 3 WochenNach dem Livegang sind 30 Tage Support dabei. In der Zeit zeigt sich, was im Alltag noch hakt, und das ziehen wir nach. Danach läuft die Betreuung über eine Wartungspauschale, wenn Sie sie wollen.
30 Tage inklusiveWas davon zu Ihnen passt, zeigt der Audit. Manche Prozesse bleiben bewusst manuell, weil dort Empathie, Verhandlung oder seltene Einzelfälle zählen.
// Fragen
Der Audit dauert ein bis zwei Wochen, danach entscheiden wir gemeinsam, was zuerst drankommt. Der erste Ablauf ist meist ab der dritten Woche im Einsatz. Große Projekte laufen länger, aber sie starten trotzdem mit einem Ablauf, der schon Arbeit abnimmt.
Nein. Wir verbinden, was schon da ist: CRM, Kalender, Buchhaltung, Postfach, Tabellen. Wie aufwendig die Anbindung ist, hängt daran, ob Ihr Programm eine Schnittstelle hat. Wenn nicht, gibt es meist trotzdem einen Weg, er kostet nur mehr Zeit.
Eine Preisliste wäre geraten, weil kein Betrieb dem anderen gleicht. Den Aufwand bestimmen vier Dinge: wie viele Abläufe, wie viele Systeme, wie ordentlich die Daten sind und ob ein Sprachmodell nötig ist. Nach dem Audit bekommen Sie ein Angebot mit festem Umfang.
Das hängt an Ihren Daten. Die Abläufe laufen entweder in der Cloud oder auf einem Server, den Sie kontrollieren. Bei Gesundheits-, Personal- oder Mandantendaten ist die eigene Instanz meist der einzige saubere Weg, und dann bauen wir es so. Vor dem Einsatz eines Sprachmodells klären wir außerdem, welche Daten es überhaupt sehen darf.
Ihnen. Jeder Ablauf, den wir bauen, gehört Ihrem Unternehmen. Sie können ihn exportieren, weitergeben oder von jemand anderem weiterentwickeln lassen. Wir dokumentieren so, dass ein anderer damit arbeiten kann, auch wenn wir nicht mehr im Boot sind.
In den ersten 30 Tagen nach dem Livegang ziehen wir alles nach, was im Alltag auffällt, ohne Zusatzrechnung. Danach läuft die Betreuung über eine Wartungspauschale, wenn Sie eine wollen. Pflicht ist sie nicht, weil die Abläufe Ihnen gehören.
Meistens wenig. Die Abläufe laufen im Hintergrund, und Ihre Leute arbeiten weiter in den Programmen, die sie kennen. Wo ein Mensch eingreifen soll, etwa bei einem Grenzfall, zeigen wir genau diese Stelle und halten sie schriftlich fest.
Wenn es Aufgaben gibt, die jede Woche wiederkommen und immer gleich ablaufen, dann ja, auch bei fünf Leuten. Wenn Ihre Arbeit dagegen aus lauter Einzelfällen besteht, sagt der Audit genau das, und Sie sparen sich das Projekt.
Der Schwerpunkt liegt in Mannheim und der Region Rhein-Neckar, weil sich manches vor Ort schneller klären lässt. Die Zusammenarbeit funktioniert aber auch bundesweit aus der Ferne, der Audit genauso.
// Zahlen
Was aktuelle Erhebungen zur Automatisierung im Mittelstand sagen. Jede Zahl unten ist mit Quelle und Jahr belegt. Nachprüfbar.
der Unternehmen berichten messbare Produktivitäts- und Effizienzgewinne durch den Einsatz von KI. Vier von zehn senken zugleich ihre Kosten, ein gutes Drittel verbessert die Beziehung zu den eigenen Kunden.
Deloitte (2026): State of AI in the Enterprise.der heutigen Arbeitsstunden ließen sich mit bereits verfügbarer Technik automatisieren. Bis 2030 könnte knapp ein Drittel der Tätigkeiten tatsächlich automatisiert sein, beschleunigt durch generative KI.
McKinsey Global Institute (2025): The economic potential of generative AI.der Unternehmen sehen digitalisierte Wettbewerber davonziehen, 2018 waren es erst 37 Prozent. Gleichzeitig halten 87 Prozent digitale Technologien für entscheidend für die eigene Wettbewerbsfähigkeit. Der Abstand wächst Jahr für Jahr.
Bitkom Research (2023): Digitalisierte Unternehmen ziehen im Wettbewerb davon.des deutschen Mittelstands setzen heute Künstliche Intelligenz ein. Innerhalb von sechs Jahren hat sich dieser Anteil verfünffacht. Wer jetzt einsteigt, gehört noch zu den Vorreitern, in wenigen Jahren ist es Standard.
KfW Research (2026): Einsatz von Künstlicher Intelligenz im Mittelstand.höheren Umsatz pro Mitarbeiter erzielen Branchen, die stark auf KI setzen, gegenüber nur 9 Prozent bei den übrigen. Die Produktivität in diesen Branchen ist seit 2022 fast viermal so schnell gewachsen.
PwC (2025): Global AI Jobs Barometer.Werte gerundet, basierend auf den jeweils angegebenen Erhebungsjahren. Alle Quellen online abgerufen am 10.06.2026.
Websites bauen wir auch. Von Hand geschrieben statt aus dem Baukasten, in wenigen Wochen online und so aufgebaut, dass Besucher am Ende anrufen oder schreiben.
Schreiben Sie in drei Sätzen, was bei Ihnen morgens am meisten Zeit frisst. Sie bekommen innerhalb von 24 Stunden eine erste Einschätzung zurück.
Demo mit fünf Fragen. Anonymisiert, ohne Speicherung von Inhalten. An OpenAI gehen keine personenbezogenen Daten. Bitte teilen Sie hier nichts Privates, dafür gibt es das Kontaktformular und die Datenschutzerklärung.
